Pravilnik zasebnosti

Politika varstva osebnih podatkov

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti posameznike, uporabnike storitev, sodelavce, zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z javnim zavodom CENTROM ZA UPRAVLJANJE S DEDIŠČINO ŽIVEGA SREBRA IDRIJA (v nadaljevanju: »javni zavod«) o namenih, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih in pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša javni zavod.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: »Splošna uredba«)), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije, na kak način naša javni zavod kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag.

1) Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je javni zavod:

CENTER ZA UPRAVLJANJE S DEDIŠČINO ŽIVEGA SREBRA IDRIJA
Bazoviška 2, 5280 Idrija
e-pošta: info@cudhg-idrija.si
telefon: +386 (0) 5 374 3 920

2) Pooblaščena oseba

V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali družbo:

DATAINFO.SI, d.o.o.

Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor

www.datainfo.si

e-pošta: dpo@datainfo.si

telefon: +386 (0) 2 620 4 300

3) Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

4) Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

Javni zavod zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

4.1) Izpolnitev zakonske obveznosti

Na osnovi določil v zakonu javni zavod obdeluje podatke o svojih zaposlenih, kar omogoča delovnopravna in socialnovarstvena zakonodaja. Javni zavod na podlagi zakonske obveznosti za namene zaposlovanja obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčno številko, kraj, občino in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče ipd. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov posameznikov pa je tudi: Zakon o uresničevanju javnega interesa za kulturo, Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, Zakon o zagotavljanju sredstev za nekatere nujne programe Republike Slovenije v kulturi, Zakon o spodbujanju razvoja turizma in druga zakonodaja s področja kulture. V omejenih primerih je v javnem zavodu dopustna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa. Vsi veljavni področni predpisi s področja so zbrani na spletni strani pristojnega ministrstva: https://www.gov.si/drzavni-organi/ministrstva/ministrstvo-za-kulturo/zakonodaja/.

4.2) Izvajanje pogodbe

V primeru, ko posameznik z javnim zavodom sklene določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe, kot je npr. prodaja vstopnic, spominkov, publikacij ipd. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, javni zavod ne more skleniti pogodbe, prav tako vam javni zavod ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Javni zavod lahko na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti posameznike in uporabnike njenih storitev na njihov elektronski naslov obvešča o svojih o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na infohg@cudhg-idrija.si ali z redno pošto na naslov javnega zavoda.

4.3) Zakoniti interes

Javni zavod lahko osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa javni zavod vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo. Obdelava osebnih podatkov posameznikov za namene neposrednega trženja se šteje za opravljeno v zakonitem interesu. Javni zavod lahko obdeluje osebne podatke posameznikov, ki jih je zbralo iz javno dostopnih virov ali v okviru zakonitega opravljanja dejavnosti, tudi za namene ponujanja blaga, storitev, zaposlitev, obveščanja o ugodnostih, dogodkih ipd. Za dosego teh namenov lahko javni zavod uporablja navadno pošto, telefonske klice, elektronsko pošto in druga telekomunikacijska sredstva. Za namene neposrednega trženja lahko javni zavod obdeluje naslednje osebne podatke posameznikov: ime in priimek posameznika, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, telefonsko številko in naslov elektronske pošte. Navedene osebne podatke lahko za namene neposrednega trženja javni zavod obdeluje tudi brez izrecne privolitve posameznika. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na infohg@cudhg-idrija.si ali z redno pošto na naslov javnega zavoda.

4.4) Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja

V kolikor javni zavod nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namene obveščanja in komunikacije;
fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava slik posameznikov na spletni strani javnega zavoda) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih javnega zavoda;
druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na infohg@cudhg-idrija.si ali z redno pošto na naslov javnega zavoda. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

4.5) Obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika

Javni zavod lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko javni zavod poišče osebni dokument posameznika, preveri ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar javni zavod ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.

5) Hramba in izbris osebnih podatkov

Javni zavod bo hranil osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor javni zavod podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranilo za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za časa sodelovanja z javnim zavodom, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno. Osebne podatke, ki jih javni zavod obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, javni zavod hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in javnim zavodom do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani javni zavod podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih javni zavod obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo javni zavod hranil do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Javni zavod lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko javni zavod zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalne nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora javni zavod osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

6) Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Javni zavod lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje javni zavod so predvsem:

računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne storitve);
vzdrževalci informacijskih sistemov;
ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Arnes, Microsoft, Mailchimp);
ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.).

Javni zavod v nobenem primeru ne bo posredoval osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil javnega zavoda in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Javni zavod kot upravljavec in njegovi zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri so čemer razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme javni zavod in potrdijo nadzorni organi v EU).

Javni zavod za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja, vodi seznam pogodbenih obdelovalcev, v katerem so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci, s katerimi javni zavod sodeluje

7) Piškotki

Spletna stran javnega zavoda deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies). Piškotek je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, v kolikor je uporabnik že obiskal spletno mesto. Pri naprednih aplikacijah se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve. Njihovo shranjevanje je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja posameznik – ta lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali popolnoma onemogoči.

Piškotki so temeljnega pomena za zagotavljanje posamezniku prijaznih spletnih storitev. Uporabljajo se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, pomagajo pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta, itd. S pomočjo piškotkov ocenimo učinkovitost zasnove našega spletnega mesta.

Spletna stran javnega zavoda uporablja naslednje piškotke:

Ime piškotka	Čas trajanja	Funkcija
_ga	2 leti	Uporablja se za razlikovanje med uporabniki.
_gid	24 ur	Uporablja se za razlikovanje med uporabniki.
_gat	1 minuta	Uporablja se za uravnavanje dostopov do spletne strani.
_gali	24 ur	Izboljšana dodelitev povezav

Piškotke, ki jih je brskalnik shranil, lahko posameznik izbriše (navodila se nahajajo na spletnih straneh posameznega brskalnika).

8) Varovanje podatkov in točnost podatkov

Javni zavod skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščiteni z geslom.

Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Javni zavod se bo trudila, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko obrne na posameznika za potrditev točnosti osebnih podatkov.

9) Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

Zahteva lahko informacije o tem, ali imamo njegove osebne podatke in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo;
zahteva lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar mu omogoča, da prejme kopijo osebnih podatkov, ki jih ima javni zavod ter preveri, ali jih javni zavod obdeluje zakonito;
zahteva lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov;
zahteva lahko izbris svojih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavlja svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave;
ugovarja lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se javni zavod sklicuje na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani s posameznikovim posebnim položajem; posameznik ima pravico kadarkoli ugovarjati, če javni zavod obdeluje osebne podatke za namene neposrednega trženja;
zahteva lahko omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov, na primer, če posameznik želi, da javni zavod ugotovi točnost ali da se preverijo razlogi za nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov;
zahteva lahko prenos svojih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo;
prekliče lahko privolitev oziroma soglasje, ki ga podal za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da je umaknil svojo privolitev, bo javni zavod prenehala obdelovati osebne podatke za namene, ki jih prvotno sprejela, razen če javni zavod nima druge zakonite pravne podlage za to, da to stori zakonito.

Če želi posameznik uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, lahko pošlje zahtevek po elektronski pošti na infohg@cudhg-idrija.si ali z redno pošto na naslov javnega zavoda. Na zahtevo, ki se nanaša na pravice posameznika, bo javni zavod odgovorila brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, podaljšal (za največ dva dodatna meseca), boste o tem obveščeni. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za posameznika brezplačno. Vendar pa lahko javni zavod zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko javni zavod zahtevo tudi zavrne. V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo morebiti moral javni zavod od posameznika zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi identitete posameznika, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova, oziroma v primeru, da posameznik meni, da so mu pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ, to je Informacijski pooblaščenec na spletni strani: https://www.ip-rs.si/.

Če ima posameznik kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko vedno obrne na našo javnim zavodom preko elektronske pošte na infohg@cudhg-idrija.si ali z redno pošto na naslov javnega zavoda.

10) Objava sprememb

Vsaka sprememba naše Politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na spletni strani javnega zavoda: http://www.cudhg-idrija.si/. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejela direktorica javnega zavoda dne, 2. 8. 2021.